In qualsiasi ufficio e sul posto di lavoro, i dipendenti lavorano spesso con vari tipi di documenti, quindi tutti hanno bisogno della capacità di redigere documenti aziendali e d'ufficio. Allo stesso tempo, ci sono requisiti generali che devono essere seguiti quando si redige qualsiasi documento: una lettera commerciale, un ordine, un regolamento, un ordine, ecc.
Manuale di istruzioni
1
Compilazione del documento, iniziare chiarendo la sua adeguatezza e la gamma di problemi che devono essere risolti. Questo ti aiuterà a determinare il tipo di documento e la sua forma, che determinano in gran parte la natura e lo stile della presentazione del suo contenuto.
2
Esaminare i regolamenti legislativi e dipartimentali del governo che regolano la risoluzione di tali problemi. Questa è una fase molto importante, che mostra la tua alfabetizzazione e ti consente di redigere un documento che soddisfa pienamente la procedura stabilita per l'elaborazione e la risoluzione di problemi aziendali. Contribuirà inoltre a determinare il destinatario, l'organismo di approvazione e di coordinamento e garantire che il contenuto di questo documento e la sua forma di competenza dell'organizzazione siano coerenti.
3
Studia i testi dei documenti amministrativi e normativi in modo che il documento in fase di elaborazione non sia in conflitto con essi, non li duplichi. Per fare ciò, è necessario disporre di un database elettronico di tali documenti.
4
Raccogliere informazioni sulla sostanza dei problemi da risolvere, redigere un documento. Durante la composizione, utilizzare testi sullo schermo e frasi ed espressioni standard tradizionalmente utilizzate nella documentazione aziendale. Esamina altri documenti sviluppati nella tua organizzazione o in un sistema di imprese simili e prendi come base lo stile della loro raccolta.
5
Il testo principale del documento ha lo scopo di indurre qualsiasi azione, per convincere. Dovrebbe essere ragionato e logico. La formulazione deve essere rigorosamente rispettata legalmente. In primo luogo sono i requisiti per l'affidabilità e l'obiettività delle informazioni presentate. Il testo dovrebbe essere accurato, informativo e conciso possibile. Naturalmente, non dovrebbe avere errori grammaticali, di punteggiatura e stilistici. Nel caso in cui nel documento menzioni le informazioni contenute in un'altra fonte o documento, devi indicare tutto il suo output.
6
Modifica il documento di bozza e coordinalo con quelli autorizzati a farlo. Successivamente, redigere un documento in conformità con gli standard accettati e firmarlo.
