Un messaggio telefonico è un messaggio breve ma importante inviato per telefono. Pertanto, spesso informano su come tenere riunioni, riunioni e riunioni. Il messaggio telefonico può contenere anche un ordine urgente del capo. Sono in arrivo messaggi telefonici che si accettano e in uscita che si trasmettono. Entrambi i tipi hanno un design simile.
Manuale di istruzioni
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Nell'angolo in alto a sinistra del foglio di carta, inserisci il nome completo della tua organizzazione e, se necessario, il nome dell'unità strutturale, ad esempio "Amministrazione della città di N." e l'Ufficio dell'Educazione.
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Nell'angolo in alto a destra, inserisci il destinatario del messaggio telefonico. Indicare la posizione, il cognome e le iniziali della persona: "Al direttore della scuola n. 37 Ivanov I.I." Se ci sono più destinatari, non è necessario indicare il cognome: "Ai presidi della scuola della città di N." Allegare un elenco completo delle istituzioni a cui è stato inviato il messaggio telefonico.
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Inserisci la parola "Messaggio telefonico" e il suo numero di serie due righe in basso. Per il seguente messaggio telefonico in uscita, indicare la data della sua compilazione.
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Segue quindi il testo effettivo del messaggio telefonico: "Il 22 febbraio, alle 17.00, si terrà un incontro presso il Dipartimento della Pubblica Istruzione per migliorare le attività delle scuole cittadine. È severamente richiesta la presenza di presidi scolastici". Quando si prepara il testo di un messaggio telefonico, evitare parole e frasi difficili da ascoltare e da pronunciare. Ricorda che il messaggio deve essere informativo e breve - non più di 50 parole.
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Quando si trasmette un messaggio telefonico, pronunciare chiaramente le parole, in particolare indirizzi, cognomi, nome e secondo nome delle persone, nomi delle vie, date e orari degli eventi. Alla fine, assicurati di leggere di nuovo il testo e assicurati che il tuo interlocutore abbia scritto tutto correttamente. Quando ricevi un messaggio per telefono, ascolta attentamente. Se hai domande, cancellale immediatamente.
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Sotto il testo principale è la posizione, il cognome e le iniziali del capo che ha firmato il messaggio telefonico: "Capo del dipartimento di istruzione Petrov P. P." Un documento in uscita deve avere anche la sua firma personale.
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Nella parte inferiore della pagina, fornire informazioni sui dipendenti che hanno lavorato con il messaggio telefonico. Di solito a sinistra inserisci la posizione, il cognome e le iniziali della persona che ha inviato il messaggio, il suo telefono dell'ufficio, nonché la data e l'ora della trasmissione. A destra sono le informazioni sulla persona che ha accettato il documento: posizione, cognome e iniziali, numero di telefono, data e ora di ricezione.
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Il messaggio telefonico in uscita viene redatto in una copia e memorizzato in una cartella speciale. È meglio avere il messaggio in arrivo in due copie: darai il primo alla testa per ulteriori lavori e il secondo - metterai in una cartella per l'archiviazione.
Consigli utili
Preparare i moduli dei messaggi telefonici sul computer. Sono molto comodi da usare. Sarai in grado di inserire manualmente le informazioni nei grafici necessari, senza sovrascrivere i dati che vengono ripetuti di nuovo. I moduli saranno gli stessi per i messaggi telefonici in entrata e in uscita.
