Alcune lettere finiscono così vagamente che il destinatario rimane perplesso: devi rileggere il testo per capire l'essenza. A causa della mancanza di tempo, il destinatario può lanciare una lettera o essere distratto da qualcosa e non approfondire più la situazione descritta. Un finale chiaro, conciso e competente sottolinea il rispetto per il lettore e aiuta a rispondere rapidamente a una richiesta o richiesta.
Manuale di istruzioni
1
Descrivi in tre paragrafi ciò che volevi dire. Può sembrare che i pensieri siano dichiarati chiaramente, ma la percezione delle informazioni dipende dallo stato del lettore. Pertanto, rileggi il testo e annota tre pensieri principali separatamente. Possono essere fatti, date, nomi, ecc. Non ha bisogno di emozioni, scrivi brevemente, in poche parole, perché devi solo fare un bilancio, ricordare i punti principali.
2
Scrivi tre azioni che il destinatario del messaggio deve eseguire. La reazione delle persone può essere imprevedibile. Ti sembra che sia possibile reagire in modo inequivocabile alle informazioni presentate, ma una persona lo fa in base alle abitudini e alle intenzioni individuali. Se non indichi chiaramente cosa ti aspetti dal lettore, non capirà o dirà che non ha capito.
3
Disporre l'elenco ottenuto nei passaggi precedenti in ordine decrescente di importanza. La fine della lettera a volte ricorda l'ultima parola della sessione giudiziaria: l'impressione del destinatario della lettera, le conclusioni e le conseguenze dipendono da questo. Rimuovi dall'elenco elementi che possono essere omessi senza influire sul significato del messaggio. Metti la breve lista rimanente alla fine della lettera in modo che il lettore non perda nulla.
4
Indicare le date. Se stai aspettando una reazione alla lettera, specifica le tue aspettative. Alcune persone hanno la tendenza a tirare fino all'ultimo, quindi indicare un orario specifico potrebbe non essere sbagliato.
5
Lascia i dettagli di contatto. Il tuo corrispondente dovrebbe essere in grado di trovare rapidamente il tuo telefono. Anticipare tali situazioni e, per ogni evenienza, inserire le informazioni necessarie nella lettera, anche se si è sicuri che il destinatario le abbia.
6
Sii educato, dì qualcosa di carino, grazie per il tuo tempo. Il destinatario sarà più propenso a rispondere e a contattarti più rapidamente se la lettera gli è piaciuta o lo ha salvato da esperienze spiacevoli.
7
Assicurati di firmare il messaggio con un nome: questo crea una sensazione di vera comunicazione. È importante che la persona si concentri sulla risposta e la prenda responsabilmente. Dai l'esempio e le persone ti tratteranno allo stesso modo.
