Allo stato attuale, quando molte imprese russe hanno partner commerciali all'estero, lo scambio di delegazioni è diventato la norma. Questo aiuta a familiarizzare con la produzione in loco, a conoscere personalmente coloro con cui devi lavorare, valutare la situazione e risolvere rapidamente i problemi aziendali. Incontrando la delegazione, alcune questioni organizzative dovrebbero essere prese in considerazione.
Manuale di istruzioni
1
Nella fase di preparazione, discutere le dimensioni della delegazione, tenendo conto del fatto che i problemi di lavoro vengono risolti più velocemente, più è piccola. Inoltre, seleziona la composizione dei partecipanti da parte tua, in modo che il loro numero sia approssimativamente uguale a quello di coloro che incontrerai. Discutere in quale lingua si terranno le trattative e preparare un interprete anche se gli ospiti vengono con la propria.
2
Scopri le questioni che l'uno o l'altro membro della delegazione è competente a risolvere, poiché la subordinazione è osservata molto rigorosamente in Occidente. Quando si rivolge a uno degli ospiti, è necessario essere sicuri che abbia il diritto di fornire informazioni sulle sue funzioni.
3
Discutere in anticipo di quelle questioni che dovranno essere affrontate e preparare tutti i materiali che potrebbero essere richiesti. Discutere quali documenti saranno firmati dopo i negoziati. Concordare sulla modalità della loro partecipazione: quanto inizieranno, quanto dureranno e quando ci saranno delle pause.
4
Se la delegazione è guidata da una persona sufficientemente significativa, inviare l'invito il più presto possibile al fine di enfatizzare il rispetto e aumentare la probabilità che la visita abbia luogo e che tale persona non abbia altre riunioni pianificate per questo periodo.
5
Preparare una sala riunioni separata e conveniente, fornire a ciascun partecipante alla riunione un posto confortevole. Prepara una scorta di bevande analcoliche, caffè, biscotti e prenditi cura di splendidi piatti. Non dimenticare di mettere i posacenere, se non ti dispiace, in modo che durante la riunione, i presenti possano accendere una sigaretta.
6
Concordare se sarà necessario registrare i negoziati, l'accordo deve essere dato da entrambe le parti. A condizione che gli ospiti fossero seduti di fronte alle porte, questa tecnica psicologica permetterà loro di sentirsi più rilassati. E assicurati che durante la riunione non ti distragga dalle telefonate.
7
È meglio per una ragazza carina e sorridente incontrare una delegazione e portarla sul luogo dei negoziati. Può aspettare gli ospiti nella hall dell'edificio dove si terranno le trattative. Quando gli ospiti arrivano alla sede, è necessario presentare immediatamente entrambe le delegazioni in modo che coloro che desiderano sedersi uno accanto all'altro possano farlo.
