Le attività di archiviazione sono nate in relazione alla necessità di accumulare, sistematizzare e archiviare le informazioni. Ma prima di tutto, sono stati creati archivi per soddisfare le esigenze delle autorità e dei cittadini nell'ottenere le informazioni perse accuratamente archiviate nell'archivio. Quando è necessario ripristinare informazioni su parenti, informazioni di natura socio-legale o di altra natura, è necessario scrivere una richiesta all'archivio appropriato.
Manuale di istruzioni
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Gli archivi dispongono di determinate regole per l'elaborazione delle richieste da parte di cittadini, persone giuridiche e autorità, pertanto la chiave del successo è la conformità a regole semplici: in primo luogo, la richiesta deve contenere informazioni sul mittente. Per un individuo, questo è il cognome, il nome e il patronimico, per l'organizzazione - il nome e i dettagli identificativi.
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In secondo luogo, è necessario specificare l'indirizzo di ritorno nel testo della richiesta, altrimenti gli addetti all'archiviazione non saranno semplicemente in grado di inviare una risposta.
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In terzo luogo, è necessario indicare chiaramente la tua domanda. Se hai intenzione di raccogliere informazioni sui tuoi antenati, non è necessario descrivere in dettaglio la storia della tua famiglia. Non è necessario formulare vaghi desideri, si dovrebbe prestare particolare attenzione alla formulazione della domanda. Il fatto è che secondo le regole per lavorare con appelli e richieste di cittadini e organizzazioni, la tua richiesta sarà prima di tutto considerata dal gestore dell'archivio. Il capo determinerà la classificazione del problema: genealogico, tematico o socio-legale. In base alla natura della richiesta, il gestore dell'archivio la inoltrerà al dipartimento appropriato per l'esecuzione. È chiaro che più la formulazione è vaga, maggiore è la probabilità di un'errata determinazione della natura della richiesta e della nomina del suo esecutore. La richiesta "camminerà" da un dipartimento all'altro e nel frattempo attenderai una risposta.
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Infine, è necessario determinare la portata delle informazioni richieste, ad esempio cronologiche o territoriali. È inutile chiedere di trovare tutti i tuoi omonimi, devi specificare il periodo cronologico e il quadro territoriale per la ricerca dei tuoi parenti.
Presta attenzione
L'esecuzione di queste richieste è una priorità per l'archivio. Se il servizio militare (lavoro) ha avuto luogo in diverse unità militari, le richieste sono emesse per ciascuna unità militare separatamente con l'anno e il mese di arrivo e partenza. Le richieste di conferma di infortunio o malattia indicano il numero dell'ospedale in cui il trattamento è stato completato.
Consigli utili
L'ordine di esecuzione delle richieste nell'archivio. Le richieste all'archivio sono ricevute su appello personale dei cittadini, per posta ed e-mail. L'esecuzione delle richieste nell'archivio è organizzata se la richiesta contiene i seguenti dati: nome dell'organizzazione richiedente (o cognome, nome e patronimico per un individuo), indirizzo postale, oggetto (domanda), quadro cronologico delle informazioni richieste.
