Se la tua organizzazione è o è nominata responsabile per lo svolgimento di una conferenza scientifica, questa non è solo una funzione onorevole, ma anche un grande lavoro organizzativo, in cui è necessario tenere conto di tutte le piccole cose.
Manuale di istruzioni
1
Crea un comitato organizzatore per la conferenza, la cui composizione è determinata dall'ordine. Designare un presidente per guidare e coordinare i membri del comitato. Definire le date della conferenza e la durata del comitato. Riflettere nell'ordine in cui verrà pagato il compenso dei dipendenti che ne fanno parte. Invia un annuncio sulla conferenza e, in appendice, indica i requisiti per i report, i volumi degli abstract dei report e la scadenza per la loro presentazione.
2
Decidi le fonti di finanziamento, questo può essere un finanziamento mirato dal budget, attirando sponsorizzazioni e fondi degli stessi partecipanti alla conferenza.
3
Invia inviti a tutti i potenziali partecipanti alla conferenza e al programma pianificato. Decidi il numero di partecipanti e relatori che desiderano condividere i loro sviluppi scientifici e i risultati della ricerca con i colleghi. Chiedere ai partecipanti se è necessario prenotare le prenotazioni alberghiere e la prenotazione.
4
Organizzare con la tipografia la pubblicazione di abstract in un opuscolo separato e, se necessario, ordinare un programma dell'evento da distribuire ai partecipanti, badge con i loro nomi, iniziali e nome dell'organizzazione.
5
In base al numero di partecipanti, determina la capacità della sala di cui hai bisogno e affitta una sala speciale attrezzata per eventi di questo tipo. Pensa a quale attrezzatura sarà necessaria per equipaggiarla ulteriormente, controlla la disponibilità del numero richiesto di prese per computer, schermi di proiezione, ecc. Pensa al lavoro di un buffet in cui i partecipanti alle riunioni possono prendere una tazza di caffè e fare un boccone durante le pause.
6
Pensa al programma della conferenza, se necessario, suddividilo in sezioni. Considera dove sarà possibile tenere riunioni di tali sezioni. Considerare nel programma i discorsi degli ospiti della conferenza, degli organizzatori e dei partecipanti. Ordinare articoli di cancelleria per partecipanti alla conferenza: badge, quaderni e penne sono standard.
7
Formare pacchetti di documenti, materiale promozionale e articoli di cancelleria che verranno presentati ai partecipanti alla conferenza insieme ai badge.
