La nostra vita attiva sociale e aziendale è spesso associata alla partecipazione a vari tipi di riunioni, sia che si tratti di una riunione degli azionisti, di una riunione generale dei membri di una cooperativa, di un HOA o di qualsiasi altra riunione pubblica. Il ruolo di tali incontri è la decisione e la documentazione di questioni vitali che riguardano le attività di organizzazioni pubbliche o persone giuridiche. La corretta riflessione nei documenti delle decisioni adottate durante la riunione conferma la loro legittimità ed è un documento legale.
Manuale di istruzioni
1
Per redigere il verbale della riunione, utilizzare fogli A4 standard di carta da lettere. Il titolo del protocollo dovrebbe contenere il nome del documento e la parte introduttiva, riflettendo il motivo per cui si è tenuta l'assemblea dei cittadini o degli azionisti.
2
Sotto l'intestazione, indicare la data della riunione e l'indirizzo in cui si è svolta, nonché il numero di partecipanti. Se i presenti hanno segnato la loro partecipazione secondo un foglio chiaro, anche questo deve riflettersi nel verbale. Riflettere sulla forma dell'incontro: mediante sondaggio preliminare, per ordine evidente con presenza personale o utilizzando una forma combinata di partecipazione.
3
Indicare i cognomi, i nomi e i patronimici del presidente e del segretario eletti dall'incontro, riflettere il numero di voti a favore, contro e astenuti in base alla loro candidatura.
4
Descrivi l'elenco delle questioni all'ordine del giorno, iniziando dal più urgente, numerale e le note sui discorsi, i dibattiti e le votazioni su ciascuna questione iniziano con il suo numero. Nella registrazione dei discorsi, è necessario indicare solo l'essenza principale del rapporto presentato. Dovrebbe essere definito in modo conciso, ma in una forma che esclude una doppia interpretazione. Se necessario, il testo del discorso può essere allegato al verbale. Tutti i discorsi, le osservazioni e le osservazioni pertinenti devono essere indicati con i nomi indicati.
5
Un record su ogni questione dovrebbe concludersi con una decisione che indica i risultati del voto. Dopo il testo della discussione di tutte le questioni all'ordine del giorno, indicare che la decisione generale ha dichiarato chiusa la riunione.
6
Firma il protocollo dal presidente e dal segretario della riunione, depositalo nell'archivio della tua organizzazione o del suo presidente.
Presta attenzione
I presidenti di cooperative o HOA non possono agire come presidente dell'associazione.
Consigli utili
Se il protocollo è richiesto per l'invio a un'autorità esterna, specificare in esso i termini della sua preparazione, poiché potrebbero essere limitati.
