I reclami alle organizzazioni e ai loro dipendenti sono generalmente presentati sotto forma di reclamo, si tratta di una sorta di dichiarazione che descrive la situazione e le condizioni in cui i diritti del richiedente sono stati violati o violati, nonché l'obbligo di agire contro chiunque abbia commesso questa violazione. La risposta al reclamo deve essere redatta con competenza dal punto di vista legale. Se si compila correttamente la risposta al reclamo, ciò contribuirà a proteggere i propri interessi.
Manuale di istruzioni
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In primo luogo, quando si riceve un reclamo, accettarlo e registrarlo, assicurarsi di indicare la data di ricezione, il cognome e la posizione della persona che lo ha ricevuto. Consegnare al denunciante una copia del reclamo stesso con un marchio e l'accettazione. Si prega di notare che anche se non si accetta il reclamo, il richiedente può semplicemente inviarlo per posta raccomandata con una notifica di ricevuta. In linea di principio, questo basterà a ritenere che tu abbia ricevuto un reclamo.
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Quando prepari una risposta a un reclamo, prepara prove scritte che confermino la tua posizione. Ripristina anche l'ordine cronologico degli eventi menzionati nell'affermazione. Di conseguenza, la tua risposta al reclamo può essere utilizzata in tribunale come prova della tua posizione, quindi cerca di risolvere il problema in modo pacifico e offri al cliente un risarcimento nella risposta al reclamo. Se il problema non viene risolto e verrà presentato al tribunale, la tua posizione può influire positivamente sulla decisione del tribunale. In genere, le scadenze per rispondere a un reclamo sono stabilite al momento della conclusione del contratto. In qualità di destinatario del reclamo, l'utente è tenuto a riceverlo, prendere in considerazione e fornirvi una risposta scritta durante questo periodo.
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In risposta al reclamo, indicare tutte le informazioni necessarie per questo documento, vale a dire:
scrivere il nome dell'azienda, le informazioni di registrazione, nonché l'indirizzo del mittente e del destinatario del reclamo.
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Indica l'essenza della denuncia. Se la richiesta è stata soddisfatta in tutto o in parte, indicare l'importo della compensazione, nonché il periodo e il metodo di compensazione.
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Se ti è stato negato un reclamo, indica i motivi del rifiuto, facendo riferimento a determinati documenti e articoli di legge. Assicurati di includere tutti i documenti allegati alla risposta al reclamo.
